Sehen Sie sich den Videobeitrag an
Wer ist Dreambaby?
Dreambaby verkauft Babyartikel und ist der einzige belgische Anbieter in diesem Markt. Das Unternehmen betreibt Filialen in Flandern und Wallonien. Die Kette umfasst 32 Filialen und beschäftigt rund 300 Mitarbeitende.
Im Mittelpunkt der Strategie steht es, den Einkauf für Kundinnen und Kunden so einfach wie möglich zu gestalten. „Wir möchten, dass die Customer Journey so reibungslos wie möglich verläuft“, erklärt Patrick Michielsens, General Manager bei Dreambaby. Filiale und Webshop sollen sich gleich anfühlen und richtig integriert sein, statt nur nachträglich miteinander verbunden zu werden. Dieses Ziel hat eine ganz konkrete technische Konsequenz: Die Kassensysteme dürfen niemals ausfallen.
32 Filialen, deren Kassensysteme gleichzeitig hochfahren
„Die Kassensysteme sind extrem wichtig. Sie dürfen auf keinen Fall plötzlich ausfallen.“
Im Einzelhandel gibt es ausgeprägte, vorhersehbare Spitzen. Wenn die Filialen öffnen, gehen 32 Kassensysteme gleichzeitig in Betrieb. Beim Schließen werden alle Buchungen des Tages an die Buchhaltung übermittelt. Beides erfordert jeden Tag innerhalb eines kurzen Zeitfensters erhebliche Rechenleistung.
Hinzu kommen zwei Konzepte, die bei den meisten Einzelhändlern nicht zum Einsatz kommen: ein neues Treueprogramm und eine neue Baby-Wunschliste. Beide sind datenintensiv und laufen neben dem POS-System in Echtzeit. „Unser Geschäft sieht einfach aus. Aber diese zusätzlichen Konzepte haben andere Einzelhändler nicht, und sie benötigen enorm viele Daten.“
Das Spaghetti-Chaos musste ein Ende haben
Die alte Umgebung war nicht geplant, sondern einfach mit der Zeit gewachsen.
„Wir hatten viele Anwendungen auf veralteter Architektur, die praktisch am Ende ihres Lebenszyklus waren“, sagt Michielsens. „Und ab und zu gab es ein Spaghetti-Chaos aus Anwendungen, bei dem man wusste: Wenn ich an diesem Faden ziehe, habe ich keine Ahnung, wo das endet.“
Alle fünf Jahre kommt eine neue Generation von Kundinnen und Kunden mit anderen Erwartungen hinzu. Eine veraltete IT-Landschaft würde ihnen nicht gerecht werden. Die Erneuerung begann vor vier Jahren.
Die Zielarchitektur war bewusst einfach gehalten: ein zentrales Paket, das so viele Daten wie möglich verwaltet, und weitere Anwendungen, die wie in einem Spinnennetz darum herum angebunden sind und sich jeweils bewähren müssen. Dieser Ansatz führte Dreambaby zu Odoo. Eine Anforderung zog sich durch den gesamten Auswahlprozess: Die Umgebung musste sehr stabil, leistungsfähig und jederzeit verfügbar sein.
Migration in weniger als zwei Wochen
Ein weiterer Softwarepartner von Dreambaby empfahl Hosted Power. „Schon beim ersten Gespräch hatte ich das Gefühl, dass es sofort gepasst hat.“
Der Zeitpunkt war ungünstig: Dreambaby befand sich mitten in der Entwicklungs- und Testphase. Trotzdem wurde die Migration durchgeführt, und zwar schnell.
„Ich glaube, wir sind in weniger als zwei Wochen auf Ihre Systeme migriert. Das ist unglaublich schnell. So konnten wir mit voller Zuversicht auf den Go-live hinarbeiten.“
Zwei Partner, ein Raum
Konu kümmerte sich um die Odoo-Implementierung, Hosted Power um die darunterliegende Plattform. Wie die beiden miteinander arbeiteten, war genauso wichtig wie ihre jeweilige Leistung.
„Ein Partner kümmert sich um das ERP-System, daneben gibt es den Hostingpartner. Die Zusammenarbeit zwischen beiden ist entscheidend, damit wir schnell vorankommen.“
Beide Seiten begegneten sich mit Respekt und teilten das Gefühl der Dringlichkeit. „Beide wussten: Wir müssen gemeinsam an Lösungen arbeiten. Ich denke, das war einer der entscheidenden Faktoren für unseren Erfolg und unseren Go-live.“
Deshalb lautet Michielsens’ Rat an andere Einzelhändler: Holen Sie alle Partner an einen Tisch, lassen Sie sie die nötigen Gespräche führen, während Sie koordinieren, und achten Sie darauf, wie gut sie miteinander harmonieren.
Der Big Bang
Der Wechsel verlief nicht schrittweise. Im Zuge einer Ausgliederung nach dem Verkauf von Colruyt Group an Vanhalst Retail Group musste ein neues ERP-System innerhalb von acht Monaten in Betrieb gehen. Dreambaby entschied sich dafür, alles auf einmal umzustellen.
Alle Kassensysteme, eine neue Baby-Wunschliste, eine neue Website, ein neues Treueprogramm, sämtliche internen Prozesse und neue Hardware in jeder Filiale, alles am selben Tag.
„Da schluckt man erst einmal. Aber wir haben es tatsächlich ziemlich reibungslos geschafft.“
Wie immer gab es dabei Kinderkrankheiten und Fehler. „Die Kinderkrankheiten haben wir hinter uns. Inzwischen spürt man es deutlich: Das System ist stabil und leistungsfähig.“
Proaktiv statt reaktiv
Was Dreambaby immer wieder hervorhebt, ist kein konkreter Vorfall. Es sind die Meldungen, die eingehen, bevor überhaupt etwas passiert, etwa wenn eine Datenbank sich zu füllen beginnt und dies gemeldet wird, bevor daraus ein Problem entsteht.
„Sie verwalten unsere Server und unsere Daten. Wir werden immer sehr proaktiv informiert: Leute, hier sehen wir etwas, das etwas ungewöhnlich wirkt. Dann erhalten wir direkt eine Benachrichtigung, damit wir das oft schnell gemeinsam mit unserem Partner angehen können.“
Der Grund ist einfach: Käme dieses Signal zu spät, würden Stabilität und Performance darunter leiden. Und wenn Dreambaby selbst ein Anliegen meldet, kommt oft innerhalb einer Stunde eine Antwort.
Der größte Vorteil ist die Transparenz
Fragt man nach dem größten Gewinn, lautet die Antwort weder Geschwindigkeit noch Uptime.
„Unser größter Gewinn, damals und bis heute, ist die Transparenz. Wir können vollständig nachvollziehen, was von Anfang bis Ende passiert und welche Maßnahmen ergriffen werden.“
Wenn etwas schiefläuft, kann Dreambaby sofort nachsehen, statt es erst später herauszufinden. „Früher dauerte es wahrscheinlich zwei oder drei Tage, bis wir überhaupt davon erfuhren. Danach musste man erst einmal nachforschen. Dadurch sparen wir bei der Unterstützung unserer eigenen Mitarbeitenden enorm viel Zeit.“
Wie geht es weiter?
Auf einer stabilen Grundlage möchte Dreambaby das ERP-System weiter ausbauen und ausgefeilter gestalten. Auch KI steht auf der Agenda, um die interne Effizienz zu steigern und Erkenntnisse schneller zu gewinnen. Das Vertrauen ist da, ebenso wie die hohen Ansprüche, die Dreambaby an seine Partner stellt.
„Ich suche Partner, die stolz auf ihre Arbeit sind. Die am Ende des Tages nach Hause gehen und sagen können: Ich bin stolz darauf, dass ich das für Dreambaby gemacht habe. Die Abrechnung kommt erst an zweiter oder dritter Stelle.“
