Bekijk de videocase
Wie is Dreambaby?
Dreambaby verkoopt babyartikelen en is de enige Belgische speler in zijn markt, met winkels in Vlaanderen en Wallonië. De keten heeft 32 winkels en ongeveer 300 medewerkers.
De strategie draait om kopen zo gemakkelijk mogelijk maken voor klanten. “We willen de klantreis zo soepel mogelijk laten verlopen”, legt Patrick Michielsens, General Manager bij Dreambaby, uit. De winkel en webshop moeten hetzelfde aanvoelen en goed geïntegreerd zijn, in plaats van los aan elkaar gekoppeld. Die ambitie heeft een heel concreet technisch gevolg: de kassasystemen mogen nooit uitvallen.
Tweeëndertig winkels die tegelijk hun kassa's openen
“Kassasystemen zijn ontzettend cruciaal. Je kunt het je niet veroorloven dat ze plotseling uitvallen.”
In de retail zijn er duidelijke, voorspelbare piekmomenten. Wanneer de winkels opengaan, komen 32 kassasystemen tegelijk online. Wanneer ze sluiten, worden alle boekingen van die dag doorgestuurd naar de boekhouding. Beide momenten vereisen elke dag veel rekenkracht in een kort tijdsbestek.
Daar komen nog twee zaken bij waar de meeste retailers niet mee werken: een nieuw loyaliteitsprogramma en een nieuw geboortelijstconcept. Beide zijn datarijk en draaien naast het kassasysteem. “Ons bedrijf lijkt eenvoudig. Maar dit zijn extra concepten die andere retailers niet hebben, en ze vragen ontzettend veel data.”
De spaghetti moest verdwijnen
De oude omgeving was van het soort dat groeit in plaats van ontworpen wordt.
“We hadden veel verouderde architectuurtoepassingen die in feite end-of-life waren”, vertelt Michielsens. “En zo nu en dan een spaghetti van applicaties waarvan je wist: als ik aan deze draad trek, heb ik geen idee waar die eindigt.”
Elke vijf jaar dient zich een nieuwe generatie klanten aan met andere verwachtingen, en een verouderd IT-landschap zou daar nooit aan kunnen voldoen. De vernieuwing begon vier jaar geleden.
De doelarchitectuur was bewust eenvoudig: één centraal pakket dat zoveel mogelijk data beheert, met andere applicaties eromheen als een spinnenweb, waarbij elke applicatie zijn plek moest verdienen. Die denkwijze bracht Dreambaby bij Odoo. En bij de hele selectie gold één eis: de omgeving moest zeer stabiel en performant zijn en voortdurend beschikbaar.
Binnen twee weken gemigreerd
Een andere softwarepartner van Dreambaby raadde Hosted Power aan. “Vanaf het eerste gesprek voelde het meteen goed.”
De timing was lastig: Dreambaby zat midden in de ontwikkel- en testfase. Toch vond de migratie plaats, en snel ook.
“Ik denk dat we in minder dan twee weken naar jullie systemen zijn gemigreerd, wat fenomenaal snel is. Daardoor konden we ook vol vertrouwen toewerken naar de go-live.”
Twee partners, één ruimte
Konu verzorgde de Odoo-implementatie en Hosted Power het onderliggende platform. Hoe die twee met elkaar omgingen, was net zo belangrijk als wat ze allebei opleverden.
“Je hebt één partner die het ERP-systeem op zich neemt, en daarnaast heb je de hostingpartner. Die samenwerking tussen de twee is cruciaal om snel te kunnen schakelen.”
Beide partijen hadden respect voor elkaar en deelden hetzelfde gevoel van urgentie. “Beide partijen wisten: we moeten hier samen aan werken om tot oplossingen te komen. Ik denk dat dat een van de cruciale elementen was van ons succes en onze go-live.”
Daarom is het advies dat Michielsens andere retailers geeft: haal alle partners bij elkaar in één ruimte, laat ze de gesprekken voeren die nodig zijn terwijl jij de coördinatie doet, en let op de chemie tussen hen.
De big bang
De overstap verliep niet geleidelijk. Door een carve-out na de verkoop van Colruyt Group aan Vanhalst Retail Group moest een nieuw ERP-systeem binnen acht maanden live zijn. Dreambaby koos ervoor om alles in één keer te doen.
Alle kassasystemen, een nieuwe geboortelijst, een nieuwe website, een nieuw loyaliteitsconcept, alle interne processen en nieuwe hardware in elke winkel, allemaal op dezelfde dag.
“Dus ja, je slikt even. Maar eigenlijk zijn we er vrij soepel doorheen gekomen.”
Er waren groeipijnen en bugs, zoals altijd. “We zijn de groeipijnen voorbij en tegenwoordig merk je het echt: het systeem is stabiel en performant.”
Proactief, niet reactief
Waar Dreambaby steeds op terugkomt, is niet een incident. Het zijn de berichten die binnenkomen voordat er een incident is, bijvoorbeeld wanneer een database vol begint te raken. Dat wordt gemeld voordat het een probleem wordt.
“Jullie beheren onze servers en onze data. We krijgen altijd heel proactief te horen: jongens, we zien hier iets dat er een beetje vreemd uitziet. Dan krijgen we direct een melding, zodat we het vaak snel met onze partner kunnen oppakken.”
De redenering is eenvoudig: als dat signaal te laat komt, lijden de stabiliteit en prestaties daaronder. En wanneer Dreambaby zelf iets meldt, volgt er vaak binnen een uur een reactie.
De grootste winst is transparantie
Vraag naar de grootste winst en het antwoord is niet snelheid of uptime.
“De grootste winst, toen en nu, is transparantie. We kunnen van begin tot eind alles volgen: wat er gebeurt en welke acties worden ondernomen.”
Als er iets misgaat, kan Dreambaby er meteen naar kijken in plaats van het pas later te ontdekken. “Vroeger duurde het waarschijnlijk twee of drie dagen voordat we er überhaupt iets over hoorden. Daarna moet je zelf op onderzoek uit. Dat levert dus enorme tijdsbesparingen op bij de support die we onze eigen mensen bieden.”
Wat volgt hierna?
Nu er een stabiele basis staat, kijkt Dreambaby naar verdere groei binnen het ERP en naar manieren om het geavanceerder te maken. AI staat ook op de agenda, om de interne efficiëntie te verhogen en inzichten sneller naar boven te halen. Het vertrouwen is er, net als de hoge standaard die Dreambaby van zijn partners verwacht.
“Ik zoek partners die trots zijn op hun werk. Die aan het eind van de dag naar huis kunnen gaan en zeggen: ik ben trots op wat ik voor Dreambaby heb gedaan. Pas op de tweede of derde plaats komt de facturering.”
